Как эффективно приглашать кандидатов на собеседование

Неправильная коммуникация — одна из причин, по которой падает доходимость на интервью.
На правильно завершенном телефонном разговоре работа рекрутера не заканчивается. Как минимум, он должен еще раз напомнить о встрече.
А в идеале «прочувствовать» настроение человека. Например, если кандидат без вопросов соглашается прийти на следующий этап, это может быть сигналом к тому, что он на него наоборот не придет.
Риски есть и тогда, когда вы отправляете смс с напоминанием, а ответа нет. Или звоните, а человек просто не берет трубку.
Но чем исправлять ситуацию после приглашения, лучше позвать правильно с самого начала.
Пригласить на собеседование можно с помощью телефонного звонка. Но не только. Обо всех способах читайте ниже.

Самый популярный вариант. Коротко пройдемся по основным моментам:

• Длительность разговора не должна превышать 15 минут. Но даже в этом случае надо спросить у кандидата, может ли он сейчас говорить.
• Во время звонка задача рекрутера — не оценить, а отсеять неподходящих кандидатов. Критериями могут служить нерелевантный опыт, человек не может назвать свои обязанности на последнем месте работе, у него нет «минимального» набора навыков, которые требуются для вакансии.
• Лучше всего собеседовать, сидя за компьютером, чтобы оперативно сверять факты с резюме или социальными сетями человека и фиксировать ответы по поводу ожиданий по задачам и зарплате.
• Использовать скрипт или нет — решайте сами. В скрипте нет ничего ужасного, если бездумно не считывать с него все вопросы, а только опираться, чтобы разговор не выходил за рамки повестки.

На что обратить внимание:
1) если ищите человека на удаленку, не забудьте глянуть, в каком часовом поясе он проживает;
2) не все берут трубку с незнакомых номеров — напишите смс, кто вы и чего хотите от человека;
3) уточняйте, может ли человек говорить в данный момент, иначе нормального разговора не выйдет;
4) есть люди, которым комфортнее общаться в переписке. Но подходит вам такой формат или нет, решайте сами.

Если формат переписки вам подходит, то вести ее можно по почте и в мессенджерах. Здесь одним письмом не обойтись, так как придется задать кандидату парочку вопросов о его опыте и дождаться на них ответа. Но обычно не проблема.
Если ищите кандидата на массовую позицию, можно использовать готовый шаблон, потому что писать придется много и подо всех не подстроишься.
Если это сфера IT или другая узкая специальность, шаблоны лучше отложить в сторону и оперировать в письме фактами о кандидате. Например: «У вас в резюме написано, что… Мы как раз занимаемся такими проектами!»
Или: «Заметила, вы любите проводить отдых активно. Каждый месяц мы с командой выезжаем на природу, чтобы…»
Персонализировать сообщения можно с помощью расширений. Например, Humantic AI может проанализировать профиль в Linkedin и подсказать, насколько быстро человек принимает решения, готов рисковать или отказывает. Расширение интегрируется с почтовыми сервисами.

Структура письма-знакомства кандидату

• Тема (обязательно): Вакансия, название компании, формат работы
• Подзаголовок (желательно): Можно указать зарплату или что-то, что еще привлечет кандидата

Здравствуйте, Иван!
Вам пишет рекрутер Ирина из компании «Сделай.Сайт».
Мы создаем сайты, обслуживаем их технически и продвигаем. Наши клиенты: …
Ищем веб-дизайнера, который будет:
-
-
-
Здесь можно прочитать о вакансии подробно (дать ссылку на вакансию, если она есть).
Если вам интересна вакансия, то в ответном письме, пожалуйста,
- какие из задач вы уже выполняли;
- какие инструменты используете в работе;
- по каким критериям выбираете компанию-работодателя.
Если у вас возникнут вопросы, позвоните мне по номеру: +7 900 …

С уважением,
Ирина из «Сделай.Сайт»

Если ответы кандидата вас устроили, то можно пригласить его на собеседование в следующем письмо.
Структура письма-приглашения на собеседование
Тема: Вас пригласили на собеседование в компанию «Сделай.Сайт»
Подзаголовок: Вакансия: веб-дизайнер удаленно

Здравствуйте, Иван!
Благодарю за ответы и хочу пригласить вас на следующий этап собеседования в офис компании.
Наш адрес: г. Москва, ул. Льва Толстого, 17, 3-ий подъезд, вход со двора.
Время собеседования: 15:00.
Возьмите паспорт для оформления пропуска.
Пожалуйста, ответьте на это письмо, если придете.
Если вам не подходит это время или есть вопросы, напишите их в ответном письме или задайте по телефону: +7 900 …

С уважением,
Ирина из «Сделай.Сайт»

На что обратить внимание:
1) пишите по делу — кто вы, чего хотите от человека, что ему делать дальше;
2) не расписывайте в красках компанию, человек сможет запросто ее загуглить;
3) проверьте ошибки и очепятки :) Можно с помощью расширения LanguageTool.

Самые привычные — Telegram и WhatsApp. Если человек не хочет созваниваться и не против общения в мессенджерах, то этот вариант гораздо удобнее почты.
Во-первых, их чаще проверяют и отвечают быстрее. Во-вторых, от них не веет официозом и напыщенностью.
Схема общения примерно такая же, как и в письме:
- кто вы и откуда, чем занимается компания
- кого ищите и почему пишите этому человеку
- вопросы, которые вас интересуют
На что обратить внимание:
1) это кандидат может отвечать по полгода на сообщения, но рекрутеру надо реагировать оперативно;
2) не отправляете 100500 сообщений подряд — напишите побольше, но одно.

Какой бы канал связи вы ни выбрали, приглашать кандидата на собеседование можно примерно по одной и той же схеме:

1. Поприветствуйте и установите контакт
Представьтесь, назовите компанию, убедитесь, что кандидат может говорить и всё еще хочет сменить работу.
Если кандидат готов слушать, расскажите о вакансии подробнее.

2. Задайте вопросы
Например, уточните предыдущий опыт, почему хочет сменить работу, если где-то работает в данный момент.

3. Выслушайте кандидата, дайте ему возможность задать вопросы и закройте возражения
Отвечайте честно. Если в чем-то не уверены, скажите, что можете это уточнить.
В ответах закрывайте возражения кандидата. Если человек жалуется, что на прошлом месте задерживают зарплату, подчеркните, что у вас такой проблемы нет.

4. Назначьте дату и время собеседования
Можете назвать время и спросить, будет ли удобно кандидату прийти. Можно дать 2-3 варианта на выбор.
Если собеседование будет онлайн, уточните часовой пояс собеседника.

5. Завершение разговора
Если общение было по телефону, озвучьте итоги разговора, но обязательно продублируйте их текстом на почту или в мессенджере.
Туда да же пришлите адрес и время интервью, а также то, что может понадобиться человеку (обычно это паспорт).

Но вести диалоги можно не на все темы.
1. Нельзя обещать то, в чем не уверен. Разбитые ожидания куда хуже, чем просто ожидание. Поэтому просто пообещайте уточнить и вернуться с ответом.
2. Не обсуждать руководителя. Никак. Добрый он, строгий или приятный, кандидат решит потом сам.
3. Не называть точную зарплату, если знаете только вилку.
4. Не затрагивать тему религии, политики, личной жизни.
Полезные приемы, чтобы заинтересовать кандидата

• Будьте доброжелательны. Рекрутер, отвечающий нехотя или грубо не внушает надежд на дружный коллектив, о котором писали в вакансии.
• Расскажите интересный факт, отвечающий запросам кандидата. Например, что раз в месяц можно взять один дополнительный выходной.
• Разговаривайте живым языком. Не: «Мной было отмечено, что у вас есть опыт в том-то и том-то». А: «Увидела, что вы работали с тем-то и тем-то»