HR-аналитика: что это, задачи, инструменты, методы, внедрение

Если в двух словах, HR-аналитика нужна, чтобы оптимизировать процессы найма и удержания, управления сотрудниками, чтобы компания могла достигать своих целей.

Ниже разберем, что показывает HR-аналитика:

1. Сколько и каких сотрудников надо привлечь, чтобы закрыть определенные задачи в будущем. Например, компания выходит на рынок с новым продуктом. Вы видите, что в прошлый запуск у вас не хватало специалистов службы поддержки. Следовательно, в этот раз можете заранее продумать этот момент.

2. Производительность сотрудников, ключевых игроков в команде и области, требующие улучшения. Например, сотрудники, которые работают на удаленке стабильно делают на 1-2 задачи больше, чем их коллеги в офисе.

3. Факторы, влияющие на удержание сотрудников. Почему увольняются сотрудники? Что повышает текучесть кадров? Если в компании есть несколько программ по удержанию, то благодаря аналитике, сможете понять, какая из них дает лучший результат, и отказаться от неэффективных.

4. Затраты на персонал. Представьте, что у вас в отделе маркетинга работает 10 человек. Вы тратите на них около миллиона рублей, а они не приносят компании и половины этой суммы. С помощью данных аналитики можно понять, кому стоит добавить переменную часть в зарплату и в каком соотношении.

5. Насколько хорошо сотрудники принимают корпоративную культуру компании. Это замеряется с помощью опросов удовлетворенности работы в компании или личных встреч. В итоге вы понимаете, насколько сильно мотивируют команду совместные выезды на рыбалку, внеочередные премии или кафе на первом этаже бизнес-центра.

Итак, теперь вы знаете, как проверить работу HR в построении корпоративной культуры и теплых отношений сотрудников ;) А дальше разберемся в видах HR-аналитики.

Их четыре, но использовать все сразу не обязательно. Всё зависит от стоящей перед вами сдачи. Например, вы хотите разобраться, что сейчас происходит в компании или какие проблемы могут возникнуть в найме и т. п.

Представьте, что вы работаете в магазине, и ваша задача — следить за тем, что происходит на складе: какие товары продаются лучше всего, какие — хуже, сколько осталось на полках и так далее. Описательная HR-аналитика работает примерно так же, только вместо товаров отслеживаете, что происходит с сотрудниками в компании.

Описательная аналитика помогает увидеть, как всё обстоит в данный момент: сколько у вас сотрудников, кто часто уходит, кто показывает хорошие результаты и так далее.

Как она работает?

1. Сначала соберите информацию о сотрудниках. Это могут быть:

• личные данные: возраст, пол, образование;
• рабочие данные: должность, отдел, стаж;
• производственные данные: показатели эффективности, результаты оценок.

2. Найдите закономерности. Например, сколько сотрудников уходит из компании каждый месяц или сколько времени занимает закрытие вакансии?

3. Представьте данные в виде графиков или таблиц.

Пример описательной HR-аналитики

Вы заметили, что в последнее время много сотрудников увольняются.

Собрали данные: сколько сотрудников уволилось за последние шесть месяцев; из каких отделов чаще всего увольняются; в каком возрасте и с каким стажем сотрудники чаще всего уходят.

Заметили, что больше всего увольнений в отделе продаж и чаще всего уходят сотрудники со стажем до года.

Построили график, показывающий количество увольнений по отделам.
Создаешь диаграмму, показывающую распределение увольнений по стажу работы.

Теперь вы видите, что есть проблема с удержанием новых сотрудников в отделе продаж. Это может быть сигналом, что нужно улучшить программу адаптации для новичков или пересмотреть условия работы в этом отделе.

Помогает предсказывать будущее поведение сотрудников на основе анализа данных.

Вы управляете кафе, сотрудников много: официанты, повара, бариста и т. д. Но есть проблема: каждый месяц кто-то увольняется, а вам постоянно приходится искать новых людей. Это занимает много времени и денег. Вы хотите понять, почему сотрудники уходят и как этого избежать.

Что делать?

1. Как и в случае описательной аналитики, сначала соберите данные о сотрудниках: возраст, стаж работы в кафе, зарплата, количество часов работы в неделю, удовлетворенность работой (например, по результатам опросов), причины ухода предыдущих сотрудников.

2. Анализируете данные с помощью Excel (самый простой и понятный вариант) или Power BI. Они строят модель, которая покажет закономерности. Например, чаще всего увольняются сотрудники младше 25 лет и те, кто работает больше 40 часов в неделю.

3. В итоге получаете понимание, кто из сотрудников может уйти в ближайшее время, и принять меры.

Пример предиктивной HR-аналитики

Вы узнали, что молодые официанты, которые работают больше 40 часов в неделю, часто увольняются из-за усталости.

Что можно сделать, чтобы предупредить новые увольнения:

• сократить рабочие часы для этих сотрудников;
• повысить зарплату или предложить бонусы за сверхурочные;
• провести опросы удовлетворенности и на основе результатов улучшить условия труда.

Несмотря на схожесть в названиях, прогнозная отличается от предиктивной HR-аналитики. Она фокусируется на анализе текущих и исторических данных для прогнозирования будущих событий.

Отвечает на вопрос: «Что случится», но основывается на тенденциях и статистических данных.

Вернемся к примеру с кафе. Предиктивная HR-аналитика показала, что молодые сотрудники, которые работают больше 40 часов в неделю, увольняются чаще. А мы решили сократить рабочие часы или предложить им бонусы, чтобы предотвратить увольнения в будущем.

Прогнозная аналитика опирается на исторические данные. Она говорит: «Смотрите, три года подряд у вас каждое лето уходит от 5 до 10% официантов. На носу открытие нового сезона. Пора собирать резерв, если история повторится».

Применить прогнозную HR-аналитику в молодой компании будет сложновато, но если бизнес отработал хотя бы 3-5 лет, почему бы и нет.

Представьте, вы управляете футбольной командой. Вам нужно не просто выигрывать следующий матч, а планировать успехи на несколько сезонов вперед. А для этого хорошо бы следить за здоровьем игроков, тренировками, а также анализировать, какие стратегии работают лучше всего.

Точно так же стратегическая HR-аналитика помогает управлять персоналом на долгий срок. С ее помощью определяют будущую потребность в кадрах, улучшения корпоративной культуры, повышения продуктивности и удержания талантов.

Как работает стратегическая HR-аналитика?

Сначала собирают данные о сотрудниках, а затем анализируют их. Например, можно определить, какие факторы влияют на производительность или почему сотрудники покидают компанию.

На основе анализа можно делать прогнозы. Если видно, что сотрудники с определенными навыками часто уходят, можно заранее спланировать обучение или улучшить условия работы.

Основываясь на прогнозах, разрабатываются стратегии. Если компания планирует расширяться, можно заранее начать искать и обучать сотрудников с нужными навыками.

Метрика — показатель HR-аналитики, на которые ориентируются при принятии решений. Их не мало, но в статье поговорим про основные.

Стоимость закрытия вакансии. Вопрос на уровне «кто виноват» и «что делать». А всё потому, что рекрутеру и собственнику бизнеса, как минимум, надо знать: что дешевле — удерживать текущего сотрудника или найти нового.

В стоимость закрытия входят затраты на поиск кандидата: работы рекрутера, размещение вакансии в соцсетях, рекламные кампании, если они были, и т. п.

Чем быстрее закрываете вакансию, тем ниже показатель.

Отсюда и вторая HR-метрика — время закрытия вакансии. Показывает, сколько времени проходит с момента публикации вакансии до момента, когда выбранный кандидат принимает предложение о работе и готов выйти на свою новую должность. Помогает оценить эффективность подбора.

Стоимость текучести кадров. Позволяет рассчитать затраты, связанные с уходом сотрудников, такие как расходы на поиск, наём и обучение новых сотрудников.

Иногда дешевле пересмотреть систему мотивации даже рядовых сотрудников, чем бесконечно находить новых.

Средний срок пребывания в должности. Показывает, сколько времени сотрудник работает на одной должности. Отсюда сможете предположить, когда сотрудник может начать задумываться об увольнении или переходе на другую работу. Если видите, что люди на какой-то должности работают пару месяцев, можете попытаться понять, почему так происходит, и улучшить ситуацию.

Чаще всего короткий срок работы на должности связан с самой работой. Например, если работа требует выполнения многих задач одновременно, связана с высоким уровнем стресса, большим объемом информации или нет возможности для карьерного роста, сотрудники могут быстрее уставать и искать другую работу.

Например, в контактных центрах сотрудники часто быстро меняются, особенно операторы поддержки.

Вовлечённость и лояльность (eNPS). Замеряются с помощью регулярных опросов, например, в конце каждого месяца. Отражают моральное состояние команды, ее проблемы, боли. Такие опросы обычно анонимные, максимум указывается отдел.

Читайте также: HR-метрики в воронке подбора

Не раз в этой жизни нас выручал Excel, но иногда одного его недостаточно, чтобы выявить сложные закономерности.

Что еще используют HR, чтобы работать с данными?

Опросы и исследования — то, с чего начинается любая аналитика. Из плюсов — просто и быстро; из минусов — сотрудник может заполнять его в плохом настроении или на скорую руку, тогда и результаты не будут релевантными.

Корпоративные информационные системы (КИС) — сервисы, которые хранят в себе все данные по сотрудникам и помогают отделам быстро обмениваться информацией и взаимодействовать друг с другом.

Варианты КИС:

• ERP — планирует ресурсы на производстве;
• CRM — автоматизирует работу отделов, связанных с продажами и клиентами;
• SCM — помогает управлять цепочками поставок;
• BI — помогает принимать решения на основе анализа данных;
• ECM — хранит, обрабатывает и доставляет цифровые документы и другие типы контента в рамках компании;
• KMS — хранит накопленные знания и помогает быстрее адаптировать новичков, передавать задачи между исполнителями;
• HRM — автоматизирует кадровое делопроизводство, расчет зарплаты, управление эффективностью сотрудников и их обучением.

Платформы для поиска кандидатов типа Amazing Hiring, где вы видите, сколько кандидатов откликается на вакансии, с каких ресурсов они приходят, на каких этапах отваливается больше всего людей и т. п.

Если владеете SQL или Python, сможете проводить более глубокий анализ данных и работать с большими данными.

Tableau, Power BI или Google Data Studio помогают визуализировать данные и сделать их понятными и доступными для принятия решений.

Выделили несколько критериев, на которые можно опираться, чтобы понять: нужна вам HR-аналитика. Совпасть несколько признаков, а может только один.

Большой штатом сотрудников, чтобы координировать работу людей, анализировать производительность и удовлетворенность сотрудников.

Частые увольнения, чтобы выявить причины текучести и разработать стратегии для удержания сотрудников.

Быстрый рост или масштабирование — для планирования найма, управления ресурсами и поддержания корпоративной культуры.

Компании с несколькими филиалами или подразделениями могут использовать HR-аналитику для стандартизации процессов и мониторинга эффективности.

Если компания проводит много HR-мероприятий типа обучения, развитие талантов, оценки производительности и управления компенсациями, аналитика поможет координировать и оптимизировать эти процессы.

На рынке труда высокая конкуренция и нужно первым находить эффективные стратегии поиска и удержания специалистов.

В компании много удаленных сотрудников и нужно знать, насколько они вовлечены в работу и удовлетворены условиями.

1. Определите цели и задачи.
Для этого сформулируйте конкретные вопросы, на которые хотите получить ответы с помощью аналитики. Например: «Почему у нас высокая текучесть кадров?», «Какие факторы влияют на производительность сотрудников?».

2. Сформируйте команду.
Назначьте ответственных — кто будет заниматься сбором и анализом данных. Это может быть отдел HR, специально нанятый аналитик или внешняя консалтинговая компания.

3. Соберите данные и наведите в них порядок.
Определите, какие данные о сотрудниках, их производительности, вовлеченности у вас уже есть и какие данные нужно будет собирать.

Решите, откуда вы будете получать данные: HR-системы, опросы сотрудников, производственные показатели и т.д.

4. Выберите HR-аналитические платформы.
Убедитесь, что они интегрируются с вашими существующими системами и базами данных.

5. Определите методы и подходы для анализа данных.
Это может быть описательная аналитика, предиктивная аналитика и т.д. Проведите пилотный анализ на небольшой выборке данных, чтобы протестировать ваши методы и инструменты.

6. Создайте удобные и понятные отчеты и дашборды.
Они помогут вам быстро понимать и интерпретировать данные.

7. Отслеживайте, как изменения, основанные на данных, влияют на бизнес-показатели.
Регулярно обновляйте и пересматривайте ваши аналитические модели и подходы.

8. Обучите сотрудников использовать данные для принятия решений.
Собирайте обратную связь, совершенствуйте методы анализа и обновляйте данные.

HR-аналитика — это непрерывный процесс.