Пребординг персонала: советы по проведению и что это

Итак, разберем подробнее, что можно сделать, чтобы облегчить адаптацию сотрудника в компании.

Приветственное письмо. В нем можно поздравить сотрудника, дать инструкции, к кому и куда обращаться с вопросами, рассказать основную информацию о компании, культуре и ценностях. Коротко посвятите человека, что будет ждать его в первый рабочий день.

Приветственный пакет. В него можно положить корпоративные сувениры: футболку, блокнот, ручку, кружку с логотипом компании.
Подготовьте краткий справочник для новых сотрудников, листовки с миссией и ценностями компании, руководство по внутренним процессам.

Если сотрудник нуждается в определенных инструментах для работы, например, планировщики, книги или рабочие тетради, их можно включить в пакет. Подойдут небольшие бонусы: подарочная карта в книжный магазин, кафе и т. п. в зависимости от бюджета. Это укрепляет связь с брендом и рождает ощущение принадлежности к компании.

Приветственный пакет нужен не всегда! Если вы массово нанимаете продавцов или производственников, компания просто разориться на выпуск брендированной продукции: во-первых, людей много; во-вторых, они слишком часто меняются.

А вот если закрываете ключевые и руководящие позиции в компании или нанимаете редких специалистов, приветственный пакет может стать дополнительным фактором мотивации.

Но даже это делается в том случае, если позволяет бюджет компании. В целом, можно обойтись просто письмом или созвоном по видеосвязи.

Предоставление доступа к корпоративным системам. Настройте корпоративную почту и доступ к основным системам и ресурсам компании заранее, чтобы сотрудник мог начать знакомиться с инструментами до первого рабочего дня.

Расписание на первый день. Это поможет ему знать, чего ожидать и как лучше подготовиться.

Встречи с командой. Устройте онлайн- или офлайн-встречу с будущими коллегами или непосредственным руководителем. Это может быть неформальная беседа или звонок, чтобы познакомиться и обсудить предстоящие задачи.

Виртуальный тур по офису. Если сотрудник будет работать в офисе, организуйте виртуальный тур, чтобы показать ему рабочие пространства, кухню, зону отдыха и другие важные места.

Ознакомление с корпоративной культурой. Поделитесь с сотрудником видеороликами, статьями или другими материалами о культуре компании. Это могут быть рассказы сотрудников, примеры корпоративных мероприятий и ценностей.

Назначение «наставника» или «бадди». Присвойте новому сотруднику наставника из команды, который будет поддерживать его в течение первых недель, отвечая на вопросы и помогая освоиться.
Подготовка рабочего места. Если сотрудник будет работать в офисе, убедитесь, что его рабочее место подготовлено: настроен компьютер, есть необходимые материалы и оборудование.

Список документов. Убедитесь, что сотрудник заранее знает, какие документы и данные ему нужно предоставить в первый рабочий день (например, паспорт, реквизиты банковского счёта).

Включение в корпоративные группы и каналы. Добавьте сотрудника в корпоративные группы в мессенджерах, на внутренних форумах или в чатах команды, чтобы он мог начать следить за новостями компании и общаться с коллегами.

Анкета обратной связи. После первых дней пребывания в компании, отправьте сотруднику анкету, чтобы узнать, как прошел пребординг, и есть ли у него предложения по улучшению процесса.

Снижает текучку кадров. Исследования показывают, что около 20 % новых сотрудников уходят в течение первых 45 дней на новом месте работы. Качественный пребординг персонала помогает снизить этот процент, укрепляя уверенность новых сотрудников в выборе и создавая положительный первый опыт взаимодействия с компанией.

Ускоряет адаптацию. Согласно исследованию The Wynhurst Group, сотрудники, прошедшие эффективный процесс пребординга и онбординга, достигают своей максимальной продуктивности на 50 % быстрее, чем те, кто не получал такой поддержки. Пребординг помогает новичкам быстрее освоиться в новой роли, начиная знакомство с задачами и инструментами до первого дня работы.

Повышает вовлеченность. Исследование от Aberdeen Group показало, что компании с сильными программами пребординга и онбординга увеличивают вовлеченность новых сотрудников на 54 %. Вовлеченные сотрудники более мотивированы и продуктивны.

Создает позитивный опыт контакта с компанией. Согласно данным компании Glassdoor, положительный опыт онбординга персонала (включая пребординг) увеличивает вероятность того, что новый сотрудник останется в компании на длительный срок на 82 %. Пребординг создает этот позитивный опыт с самого начала.

Снижает уровень стресса. Психологическое напряжение, связанное с началом новой работы, можно снизить через продуманный пребординг. Сотрудник чувствует себя подготовленным и меньше тревожится.

Пребординг и онбординг персонала — это два связанных этапа, которые помогают новому сотруднику адаптироваться в компании, но они происходят в разное время.

Пребординг — это подготовка нового сотрудника к работе, которая начинается после того, как он принял предложение о работе, но еще не приступил к своему первому рабочему дню. Отсюда, собственно, и название: preboarding.

В этот период компания может отправить ему приветственные материалы, помочь с оформлением документов, познакомить с будущими коллегами и дать доступ к корпоративным системам.

Цель пребординга — сделать так, чтобы новый сотрудник чувствовал себя уверенно и подготовленным еще до первого рабочего дня.

Онбординг — процесс адаптации и интеграции сотрудника в компанию, который начинается с первого рабочего дня и продолжается несколько недель или месяцев.

Во время онбординга сотрудник проходит обучение, знакомится с задачами, коллективом, корпоративной культурой и начинает полноценно работать.

Цель онбординга — помочь сотруднику успешно освоить свои обязанности и стать полноценным членом команды.

Если коротко, то разница между понятиями такая: пребординг — до первого дня работы; онбординг — с первого дня работы и дальше.

Но не все эйчары понимают эту разницу между процессами и чаще всего отказываются от пребординга, оставляя только онбординг. В итоге знакомство с «неформальной» стороной компании происходит в первый рабочий вперемешку с первыми рабочими задачами. Человек приходит в легкий (или нелегкий) шок и думает, что? Правильно: что за бардак у них здесь творится.

Если рабочих задач много, то по сути человек с первого дня в компании живет в постоянной суматохе, пытаясь понять, кто есть кто и как он выглядит. И возможно, после испытательного срока он захочет уйти.

Что в итоге?

Пребординг — ключевой этап в адаптации нового сотрудника, который начинается сразу после принятия им офера и продолжается до первого рабочего дня. Он закладывает основу для успешного интегрирования сотрудника в компанию. Если пребординг прошел удачно помогает новому сотруднику почувствовать себя частью команды еще до официального начала работы, снизить уровень стресса и неуверенности, а также быстрее адаптироваться к новому окружению.

Неудачный пребординг может иметь негативные последствия для сотрудника и компании. Как понять, что пребординг прошел неудачно:

1. Новый сотрудник не проявляет интереса к коммуникации с компанией, игнорирует приветственные письма, не участвует в предварительных встречах или не выполняет задачи, поставленные до первого рабочего дня.

2. Новый сотрудник чувствует себя неуверенно или даже тревожно перед первым рабочим днем, возможно, ему не хватило информации или поддержки на этапе пребординга. Например, может задавать много вопросов, которые должны были быть освещены ранее, или испытывать трудности с подготовкой к началу работы.

3. У сотрудника возникают трудности с заполнением документов или сталкивается с задержками в доступе к корпоративным системам и инструментам. Это явный сигнал о том, что пребординг был организован плохо. Недостаточная организация может вызвать чувство разочарования и неподготовленности.

4. Новый сотрудник не знаком с корпоративной культурой или ценностями компании и это приводит к недоразумениям или недопониманию в первые дни работы.

5. В первый рабочий день сотрудник проявляет низкую инициативу, пассивно принимает происходящее и не стремится активно включаться в работу. Это сигнализирует о том, что у сотрудника нет ясного понимания своих задач и ролей.

6. Высокая текучесть кадров среди новых сотрудников в первые месяцы работы — признак системных проблем с пребордингом. Сотрудники не получили достаточной поддержки или не были достаточно мотивированы для продолжения работы в компании.

7. Новый сотрудник считает, что ему не хватило информации или поддержки. Регулярная обратная связь от новых сотрудников помогает вовремя выявить и исправить проблемы.

Неудачный пребординг может привести к снижению мотивации и продуктивности нового сотрудника, что в конечном итоге может повлиять на его решение остаться в компании. Регулярный мониторинг процесса и получение обратной связи помогут улучшить пребординг и сделать его более эффективным.