Какими бывают HR-процессы и как их автоматизировать

HR-цикл начинается с HR-бренда. Люди узнают о компании и хотят подать заявку на вакансию ещё до того, как их наймут.

Сильный HR-бренд ускоряет подбор и найм персонала, помогает привлекать лучших специалистов, снижать текучку и повышать лояльность сотрудников. Ведь в компании с хорошей репутацией хотят работать, а не убегать при первой возможности.
HR-бренд формируется через всё: от общения на собеседовании и отзывов на HH.ru до того, какие ценности транслирует компания, какие у неё корпоративные мероприятия и как она заботится о своих людях. Это как маркетинг, только внутри — вы не продаете продукт клиентам, вы «продаете» компанию потенциальным и текущим сотрудникам. Поэтому мы активно работаем над повышением узнаваемости нашего бренда.

Наём включает несколько этапов, которые помогают бизнесу находить подходящих людей в команду.
1) Составляем список требований к кандидатам и проводим мониторинг рынка. Это может быть анализ резюме, проведение собеседований и проверка рекомендаций.
2) После первого этапа отбора мы поддерживаем связь с кандидатами, которые прошли первичный отбор. Это может включать дополнительные интервью и оценку навыков.
3) Линейные менеджеры, которые будут работать с новым сотрудником, участвуют в оценке кандидатов и определяют, насколько кандидат подходит команде.
4) На основе всех данных мы решаем, кого принять на работу. Это включает оформление документов и трудового договора.
После того как мы приняли сотрудника на работу, начинается этап онбординга — интеграция нового сотрудника в компанию и проект. Наша задача — сделать так, чтобы он быстро освоился: познакомить с корпоративной культурой и ценностями, обучить рабочим процессам и инструментам, познакомить с коллегами и руководством и внутренними политиками и процедурами.

• За онбордингом следует более длительный процесс адаптации.

Здесь могут помочь:

• постоянная поддержка и наставничество;
• регулярные встречи для обсуждения прогресса и решения вопросов;
• доступ к необходимым ресурсам и информации;
• организация дополнительных тренингов.

Дальше, когда человек уже работает внутри компании, естественно, требуется его обучение и развитие. Эти процессы тоже относятся к HR-блокам.
Они подбирают программы обучения, создают индивидуальные планы развития и помогают сотрудникам быть более эффективными в том, что они делают. Чтобы обучать и развивать людей именно тому, что им требуется, в компаниях есть грейдирование (этапы, по которым движется сотрудник в карьере) и перформанс-ревью, которое всегда проводят вместе с руководителем.

Чтобы работа шла эффективно, эйчары работают над вовлечением, мотивацией и удержанием.
В разных компаниях это происходит по-разному. Суть в том, чтобы создать такие условия, в которых людям работалось хорошо. Вовлеченные сотрудники, как правило, приносят больше результата.

Если же человек планирует выход из компании, а компания заинтересована в этом сотруднике, то в силу вступает такой процесс управления персоналом как удержание: HR вместе с руководителями стараются подобрать такие условия, чтобы человек мог остаться.

Ещё один важный процесс, который стоит рассмотреть, — это управление фондом оплаты труда (ФОТ) и в целом направление компенсаций и льгот (CNB).
В разных компаниях функции HR-специалистов в этой области могут различаться. В некоторых организациях они больше внимания уделяют нематериальной мотивации и льготам, в то время как в других — непосредственно контролируют формирование самого фонда, работают с внутренним кадровым резервом, одобряют и рассматривают пересмотр зарплат и в целом определяют политику компенсации. Сюда входят такие аспекты, как гибкая оплата, фиксированный оклад, проектная деятельность и многие другие.

Это включает в себя конкурентную зарплату и бонусы, удобный график и условия труда, а также возможность профессионального и карьерного роста. Важную роль играет атмосфера в коллективе и поддержка со стороны руководителя: если сотрудник чувствует, что его ценят, слышат и признают его вклад, у него меньше причин задумываться об уходе. Регулярно проводите обратную связь, интересуйтесь мнением сотрудников, улучшайте процессы. Это поможет сформировать лояльность, повысить мотивацию и снизить текучку кадров.

Заканчивается всё, когда человек выходит из компании. Этот кадровый процесс называется офбординг.
На этом этапе проводится разговор с человеком, экзит-интервью и другие сопровождающие процессы, которые делают расставание приятным и комфортным.

Автоматизация процессов в сфере HR зависит от потребностей конкретной компании и её размеров. В небольших организациях не всегда требуется полная автоматизация всех процессов.
Чаще всего автоматизацию начинают с найма, так как этот процесс удобно реализовывать с помощью специальных инструментов, например, ATS-систем, которые отслеживают кандидатов и их статус, позволяют хранить резюме кандидатов и своевременно выполнять все необходимые действия.

Онбординг и адаптация также могут быть легко автоматизированы с помощью специальных инструментов. В таких системах, как HRM, можно настроить автоматические шаги, которые должен пройти сотрудник, а также определить, кто и какую информацию ему предоставит. Когда новый сотрудник регистрируется в системе, ему автоматически назначаются все необходимые шаги, что значительно облегчает и ускоряет процесс его адаптации.

Для управления обучением и развитием сотрудников существуют LMS-системы. В них можно создавать курсы, назначать их конкретным специалистам, отслеживать результаты выполнения и прохождения тестов.

Существуют инструменты, которые помогают контролировать ФОТ и C&B. Для анализа данных можно использовать удобные информационные панели, но и таблицы Excel могут стать эффективным инструментом автоматизации, если правильно настроить формулы.
Автоматизация любого HR-процесса начинается с понимания его целей. Это поможет выбрать подходящий инструмент, оценить его стоимость и определить результат, на который повлияет внедрение автоматизации.
Разобраться в HR-процессах в IT и изучить их с нуля вы можете на курсе «HR-менеджер в IT», который начнется 28 апреля. Обучение учитывает не просто особенности работы эйчара, но и специфику IT-сферы, особенности культуры внутри IT-компаний, особенности коммуникации с IT-специалистами.
На курсе вы изучите каждый процесс — от поиска кандидатов до их увольнения, которое тоже очень важно, так как ушедший кандидат может рассказать о компании либо хорошо, либо так, что другие айтишники будут блокировать вас, как только вы напишите название организации.