Как провести HR-аудит компании и что это такое

HR-аудит ─ это систематическая оценка текущих HR-практик, политик и процессов компании, чтобы определить их эффективность и соответствия законодательным требованиям, выявить возможные улучшения.

Анализ и оценка направлены на развитие области управления персоналом. Разберемся подробнее в нюансах проведения HR-аудита.

1. Оценка эффективности работы HR-отдела. HR-аудит поможет выявить сильные и слабые стороны в работе HR-отдела компании и оценить эффективность используемых методов и инструментов.

2. Обеспечение соответствия законодательству. HR-аудит поможет убедиться, что компания соблюдает законы и нормативы в области трудовых отношений. Будете спать спокойно и не бояться, что завтра утром вместо офис-менеджера, вас встретит трудовая инспекция.

3. Оптимизация бизнес-процессов. Увидите узкие места и неэффективные процессы в управлении персоналом, оптимизируете работу компании и повысите производительность.

4. Улучшение условий труда и мотивации сотрудников. Поймете, что нужно изменить в графике работы, рабочих местах и т. п., чтобы сотрудники показывали лучший результат в работе и не теряли мотивации.

HR-аудит помогает компании улучшить свою стратегию управления персоналом и обеспечить эффективное управление человеческими ресурсами.

При планировании аудита выделите те области и компоненты, которые будете анализировать. Обговорите с руководством, в какой сфере HR они видят проблему.

Компонентами аудита могут быть:

• HR-стратегия и ее соответствие целям компании;
• организационная структура ─ роли HR-отдела и его эффективность;
• процессы подбора персонала и адаптации новых сотрудников;
• программы обучения и их эффективность;
• системы оценки производительности сотрудников;
• вознаграждение и льготы ─ структура зарплат, премирования и компенсаций;
• корпоративная культура ─ уровень вовлеченности и удовлетворенности сотрудников;
• соответствие законодательству;
• системы управления HR-процессами, в том числе автоматизация.

Компоненты HR-аудита помогают оценить эффективность HR-функций и их влияние на результаты бизнеса.

Методика трехмерного объемного анализа

Это подход к оценке и анализу процессов управления человеческими ресурсами в организации, включает в себя три ключевых измерения.

1. Функциональное измерение:

• оценка эффективности HR-процессов (подбор, обучение, мотивация и оценка производительности);
• анализ степени соответствия HR-стратегии бизнес-целям компании;
• выявление сильных и слабых сторон в управлении персоналом.

2. Структурное измерение:

• изучение организационной структуры HR-функции и ее взаимодействия с другими подразделениями;
• оценка распределения ролей и ответственности внутри HR-команды;
• анализ взаимосвязей и коммуникации между HR-подразделениями и сотрудниками компании.

3. Временное измерение:

• оценка динамики HR-процессов во времени, включая изменения в текучести кадров, удовлетворенности сотрудников и производительности;
• анализ внедрения новых HR-инициатив и их влияние на организацию с течением времени;
• оценка степени адаптации HR-политик к изменениям во внешней среде (рынок труда, законодательство и т. д.).

Методика трехмерного объемного анализа может быть адаптирована под конкретные условия и потребности организации, что делает ее гибким инструментом для анализа и улучшения процессов управления человеческими ресурсами.

Проведение аудита

Прежде чем проводить HR-аудит компании согласно чек-листу, необходимо выполнить подготовительные мероприятия.

1. Определить цель и масштабы аудита.
Какие аспекты HR-деятельности будут оцениваться (например, найм, обучение, компенсации, управление трудовыми ресурсами).

Установите конкретные цели аудита, например, выявление слабых мест в процедурах подбора персонала или оценка соответствия трудовому законодательству.

2. Выбрать аудитора.
Если компания небольшая, достаточного одного аудитора. Для компании с большей численностью потребуется несколько специалистов.

Аудит можно передать на аутсорсинг. В этом случае останется оценить результат и разработать план улучшений.

3. Разработать чек-лист (опросник)
В зависимости от цели в чек-листе могут быть выделены разделы:

Кадровая документация

• проверка трудовых договоров на соответствие законодательству;
• наличие всех необходимых документов для приема на работу (копии документов, личные дела);
• ведение и хранение кадровых документов (трудовые книжки, приказы, заявления).

Процедуры найма и увольнения

• соответствие процедур найма внутренним регламентам и законодательству;
• оценка процедуры адаптации новых сотрудников;
• проверка документации при увольнении сотрудников.

Системы оплаты труда

• соответствие системы оплаты труда законодательным требованиям;
• корректное ведение расчетных листков, учет сверхурочных;
• применение систем мотивации и бонусов.

Социальные льготы и компенсации

• актуальность и законность программ льгот для сотрудников;
• учет предоставляемых льгот и компенсаций в отчетности.

Оценка и развитие персонала

• наличие систем оценки эффективности сотрудников (KPI, аттестации);
• программы обучения и развития сотрудников;
• анализ карьерного роста и продвижения сотрудников.

Трудовая дисциплина

• наличие и соблюдение правил внутреннего трудового распорядка;
• оценка дисциплинарных практик;
• проверка журнала учета нарушений трудовой дисциплины.

Охрана труда

• соответствие стандартам охраны труда и технике безопасности;
• наличие инструктажей по охране труда;
• оценка безопасности рабочего места сотрудников.

Кадровая отчетность

• точность и полнота отчетов по кадрам (отчеты по текучести, болезни, отпускам);
• соблюдение сроков предоставления отчетности в органы контроля.

Соблюдение законодательства

• проверка соответствия HR-политик и практик действующему трудовому законодательству;
• актуальность внутренних регламентов и политик;
• наличие необходимых соглашений с профсоюзами (если применимо).

Корпоративная культура

• анализ уровня вовлеченности сотрудников;
• оценка системы внутренних коммуникаций;
• наличие мероприятий по поддержанию корпоративной культуры.

Для удобства в чек-листе пропишите конкретные пункты или вопросы для проверки выбранной области.

Оценка может быть как качественной (ответ да/нет), так и количественной (выставление баллов по заранее оговоренной шкале и подсчет результата).

4. Сбор данных.
Соберите необходимые документы: трудовые договоры, внутренние регламенты, политики и процедуры. Используйте данные из открытых источников — базы знаний компании.

Проведите интервью с ключевыми сотрудниками HR-отдела и другими заинтересованными сторонами согласно чек-листу.
Оцените текущие HR-системы и инструменты, например, системы управления персоналом.

5. Оценка эффективности работы HR-отдела.
Проанализируйте ключевые показатели эффективности (KPI) HR-отдела: время на закрытие вакансий, уровень удовлетворенности сотрудников, текучесть кадров и т. п.

6. Выявление рисков и проблемных зон.
Определите области, где существует наибольший риск несоответствия требованиям или низкой эффективности, оцените последствия этих рисков.

7. Разработка рекомендаций.
Составьте список рекомендаций по улучшению HR-практик, процессов и политик. Предложите конкретные шаги для устранения выявленных проблем и минимизации рисков.

8. Подготовка отчета.
Сформулируйте результаты аудита в виде отчета, включающего выявленные проблемы, риски и рекомендации.
Представьте отчет руководству компании и заинтересованным сторонам.

9. Мониторинг и контроль внедрения рекомендаций.
Разработайте план действий по реализации рекомендаций, кажите ответственных за внедрение изменений. Установите сроки и контрольные точки для оценки прогресса.

HR включает в себя процессы, направленных на эффективное управление персоналом в организации. Основные процессы, которые входят в HR-функцию.

1. Подбор и наем персонала (рекрутинг и онбординг).
Изучите, как разрабатываются профили вакансий, организован поиск и привлечение кандидата. Оцените формат проведения собеседования и оценку кандидатов, оформление офера, деятельность по адаптации новых сотрудников.

2. Обучение и развитие.
Здесь стоит рассмотреть потребность в обучении персонала, разработана ли программа обучения. Как осуществляется (или нет) карьерный рост и профессиональное развитие сотрудников.

3. Управление эффективностью.
Установлены ли цели для персонала, как оценивается KPI сотрудника, оцениваем обратную связь и планы по улучшению?

4. Вознаграждение и льготы.
Вознаграждение включает в себя зарплату, премии и бонусы, которые зависят от результатов работы, стараний и достижения корпоративных целей. Правильная система вознаграждений помогает повысить производительность и удовлетворенность сотрудников.
Льготы могут включать медицинскую страховку, оплачиваемый отпуск, гибкий график работы, возможность удаленной работы. Компании часто предлагают дополнительные бонусы — бесплатные обеды, фитнес-программы или курсы повышения квалификации.

5. Управление отношениями с сотрудниками.
Как поддерживаются коммуникации и корпоративная культура, методы разрешения конфликтов и трудовых споров, проведение опросов удовлетворенности сотрудников.

6. Кадровый учет и документация.
Проверьте, как ведется запись о работниках компании, включая о приеме на работу, увольнении, переведении на другую должность и изменениях в трудовом статусе.
Документы, которые формируются в процессе кадрового учета: трудовые договоры, сведения о работниках, табели учета рабочего времени, приказы о приеме на работу и увольнении, документы о начислении заработной платы и льгот.

7. Управление текучестью кадров.
Проверьте, ведется ли анализ причин увольнений, разработаны ли стратегии удержания ключевых работников, проводятся ли выходные интервью (exit-интервью).

8. Управление изменениями.
Как поддерживают сотрудников в период изменений (например, реорганизация, внедрение новых технологий), обучение сотрудников новым процессам и системам.

9. Корпоративная культура и ценности.
Изучите разработку и внедрение ценностей компании и как поддерживаются инициативы по укреплению корпоративной культуры.

10. Хранение и анализ HR-данных.
Проверяем, как ведется сбор и анализ данных о сотрудниках и HR-процессах, отчеты для руководства.