ATS, CRM, HRIS — что из этого действительно нужно вашему HR-отделу

ATS — это система для управления подбором. Она помогает отслеживать кандидатов на всех этапах: от резюме до офера. Если вы ведёте подбор в Excel или в голове, рано или поздно наступает хаос: кандидаты теряются, фидбэки не собираются, а менеджеры забывают, кого собеседовали. ATS решает именно эту боль.

Что умеет хорошая ATS:

• хранит всю базу кандидатов в одном месте;
• показывает, на каком этапе находится каждый;
• уведомляет рекрутеров и нанимающих менеджеров;
• интегрируется с job-сайтами и email;
• даёт аналитику: откуда пришли кандидаты, на каких этапах «падают».

Кому нужна:

• нанимаете больше 5 человек в месяц;
• у вас работает более 1 рекрутера;
• вы ведёте несколько вакансий одновременно;
• хотите не просто «нанимать», а развивать HR-бренд и аналитику подбора.

Примеры: Huntflow, Potok, Teamtailor, CleverStaff, Workable.

Чем отличается от ATS:
🔸 ATS — это про то, что уже в работе.
🔸 CRM — это про взаимоотношения с кандидатами, которые пока не ищут работу, но могут быть вам интересны.

Когда это нужно:

• вы собираете базу потенциальных кандидатов;
• ведёте рассылки с вакансиями;
• помечаете, кто когда был на связи, что интересует человека;
• строите долгосрочные отношения.

Кому нужна:

• в первую очередь сорсерам и техническим рекрутерам;
• у вас сложные позиции и вы часто «выдергиваете» кандидатов из других компаний;
• ваш подход — это не только «найти» резюме, а выстраивать воронку кандидатов заранее.

Можно ли обойтись без отдельной CRM?
Да, если у вас есть ATS с расширенными функциями. Некоторые из них уже включают CRM-модуль. Если нет — можно использовать отдельную CRM, например, AmazingHiring, HireEZ, или даже адаптировать Hubspot/Notion под задачи сорсинга.

HRIS — это система для управления внутренними процессами по сотрудникам, когда человек уже принят на работу. Если ATS — это про кандидатов, то HRIS — про сотрудников.

Что туда входит:

• личные карточки сотрудников;
• график отпусков, больничных;
• согласование командировок;
• данные о грейдах, зарплате, kpi;
• модули обучения, адаптации;
• внутренние документы и подписи;
• часто — аналитика по текучести, эффективности, вовлечённости

.
Кому нужна:

• в компании больше 30-50 человек;
• HR занимается не только подбором, но и сопровождением сотрудников;
• вы хотите систематизировать hr-документы, автоматизировать адаптацию, отслеживать метрики;
• руководители часто спрашивают: «А сколько у нас людей в отделе, кто когда в отпуске, кто не сдал курс?»

Примеры: BambooHR, PeopleForce, Zenefits, Workday, «Кадровик», HaileyHR.

⚡ До 30 сотрудников, один HR, фокус на найме → можно начать с ATS, даже бесплатной или минимальной версии.

⚡ 30–100 сотрудников, HR-отдел из 2–3 человек, появляются первые внутренние процессы → добавляйте HRIS.

⚡ Есть активный сорсинг и нужно работать с пассивными кандидатами → рассмотрите CRM или расширенную ATS с CRM-функциями.

⚡ Компания растёт, больше 100 сотрудников, хотите серьёзную аналитику, интеграции с бухгалтерией, электронный документооборот → ищите HRIS или HCM-решения.

1. Оцените реальные задачи. Не берите систему «на вырост», если ещё не автоматизировали базовое.

2. Начните с одной боли. Например, сложно вести воронку подбора — значит, начинаем с ATS.

3. Вовлеките команду. HR-система должна быть удобной не только вам, но и линейным менеджерам.

4. Тестируйте. Почти у всех платформ есть демо-доступ — не поленитесь сравнить 2–3 варианта.

5. Думайте об интеграции. Проверьте, можно ли связать систему с 1С, Google Workspace, Outlook и т.д.

Вам не обязательно сразу внедрять всё — ATS, CRM, HRIS. Часто достаточно начать с одного инструмента, который реально решает текущую боль, и постепенно расширять функциональность. Главное — не покупать «модную платформу», а выстраивать систему, которая работает под задачи именно вашей компании.

Если упростить:

• Нужен наём — берите ATS.
• Сложный сорсинг — подключайте CRM.
• Много сотрудников — стройте HRIS.

А ещё — не бойтесь начинать с Excel, если вы только в начале пути. Главное — двигаться к системности. Остальное — приложится.